Ada banyak tantangan yang datang dengan mengelola proyek untuk mencapai keberhasilannya. Terserah kepada manajer proyek untuk memastikan bahwa proyek tetap di jalur dan sesuai anggaran yang diberikan. Banyak faktor; baik internal maupun eksternal, harus dipertimbangkan dan analisis yang tepat harus dilakukan sebelum inisialisasi. Di bawah ini adalah 5 tips tentang cara memimpin proyek Anda dengan sukses dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Plan Smart
Gagal merencanakan adalah rencana untuk gagal. Para pemain tim dan pemangku kepentingan harus berada di papan selama proses perencanaan. Mereka harus selalu diperbarui tentang kemajuan dan perubahan yang telah terjadi sebelum dimulai dengan sungguh-sungguh. Selama fase perencanaan, di sinilah tenggat waktu ditetapkan dan organisasi dipastikan. Ada banyak manfaat perencanaan yang cerdas. Ini memastikan bahwa timeline realistis diatur. Proses ini dapat diotomatisasi menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya yang baik untuk efisiensi dan kecukupan yang lebih baik. Perangkat lunak ini membantu dalam penjadwalan waktu, perincian persyaratan sumber daya, dan juga berfungsi sebagai sistem peringatan ketika terjadi selip tugas, ia menawarkan gambaran tentang apa yang diharapkan kemudian amandemen dapat dibuat sesuai.
Merupakan Tim
Tanpa staf yang tepat untuk melaksanakan proyek, bahkan dengan strategi dan rencana yang sempurna, proyek pasti akan gagal. Inilah sebabnya mengapa staf inti, sumber daya ahli harus terlibat dalam dinamika menjalankan acara. Setiap anggota harus berkomitmen penuh untuk tim dan untuk tugas-tugas yang diberikan kepada mereka. Sebagai pemimpin, adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki peran untuk dimainkan dan mereka melakukannya dengan optimal. Sebuah tim yang tidak sinkron dengan tujuan keseluruhan dapat menyebabkan pekerjaan menderita. Terserah pemimpin untuk memastikan bahwa anggota tim bekerja bersama dan dalam harmoni. Tugas pemimpin proyek adalah memastikan bahwa tim selalu mendapat informasi setiap saat. Budaya komunikasi terbuka harus dikembangkan sejak awal untuk memungkinkan orang untuk bertukar ide, solusi dan perasaan umum tentang bagaimana proyek ini berjalan dengan sedikit usaha.
Manajemen Risiko yang Berhati-hati
Hal-hal jarang berjalan persis seperti yang direncanakan dalam proyek. Dari pengalaman atau berinteraksi dengan manajer proyek lain dapat membantu membimbing Anda untuk meramalkan risiko yang akan terjadi dan kapan harus mengambil tindakan korektif. Dengan komunikasi terbuka, Anda akan dapat memahami risiko yang akan Anda hadapi dan mengambil kendali. Risiko adalah masalah potensial dan perencanaan ke depan bagi mereka adalah penanggulangan. Saat merencanakan pekerjaan itu, disarankan untuk memiliki log semua risiko yang mungkin Anda temui dalam menjalankan proyek Anda. Langkah-langkah pengendalian dan rencana tindakan harus diambil terhadap setiap risiko yang terdaftar. Dengan cara ini, dalam kemungkinan risiko benar-benar terjadi, maka Anda siap untuk mengatasinya dan memastikan keberhasilan proyek. Bagikan rencana manajemen risiko Anda dengan tim dan pastikan mereka fasih menggunakannya; diperingatkan sebelumnya. Ini memberikan kepercayaan diri tim ketika menghadapi tantangan ketika melakukan tugas mereka karena mereka tahu semua tercakup. Pada gilirannya, klien merasa nyaman melihat kepercayaan diri dan profesionalisme yang digambarkan oleh staf Anda.
Evaluasi Proyek
Adalah penting bahwa proyek dievaluasi pada setiap tahap atau fase. Setelah tonggak pencapaian telah tercapai, uji hasil kerja dan evaluasi bagaimana pencapaiannya. Dengan cara ini Anda mendapatkan dua hal; pengalaman belajar dan konfirmasi pekerjaan yang dilakukan. Saat berlangsung, acara biasanya berkembang. Terserah manajer proyek dan tim untuk memastikan bahwa hasil acara tercapai pada setiap tahap dan untuk kepuasan klien. Meninjau proyek dan menganalisis komponen-komponennya adalah sesuatu yang harus Anda pertimbangkan sebagai pemimpin. Bandingkan investasi pengembalian yang direncanakan dengan investasi aktual untuk memahami tingkat kesuksesan Anda. Belajar dari pengalaman meminimalkan risiko karena Anda akan belajar apa yang harus dilakukan.
Penutupan Proyek yang Tepat
Bagaimana Anda menyelesaikan suatu proyek juga sangat penting. Ini memiliki potensi untuk terus mengonsumsi sumber daya jika penutupan yang kuat tidak terjadi. Tim dan klien harus setuju pada penyelesaian pekerjaan bahwa hasil dan tujuan dicapai pada pengujian dan pelepasan akhir. Maka sign off harus dilakukan dan survei kepuasan dilakukan dan didokumentasikan untuk referensi di masa depan. Adalah tugas pemimpin untuk memastikan bahwa proyek berjalan dan selesai dengan lancar. Memiliki manajer proyek yang hebat tidak menjamin hasil yang sukses, tetapi tim dan kerja tim yang hebat akan membantu menuju kesuksesan proyek yang sebenarnya.
Untuk proyek yang sukses, tim, sumber daya, waktu, dan hasil kerja harus selaras. Menetapkan tujuan realistis untuk tim Anda membantu mereka merencanakan diri mereka sendiri tentang cara menyampaikan dengan menggunakan apa yang telah disediakan. Penggunaan sumber daya yang tersedia secara optimal juga memastikan pekerjaan diselesaikan tepat waktu dan dengan risiko minimal.